Kiedy złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

W Polsce pracuje coraz więcej osób spoza Unii Europejskiej. Aby mogli wykonywać pracę legalnie, o legalizację pracy musi wystąpić pracodawca, natomiast legalizacja pobytu leży po stronie cudzoziemca. Najczęściej stosowane jest zezwolenie na pracę typu A, dotyczące pracowników zatrudnianych przez podmioty z siedzibą na terytorium RP – na takie zezwolenie czeka się do trzech miesięcy. Istnieje jednak szybsza ścieżka: oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, zwana procedurą uproszczoną. Jej podstawowa zaleta to brak obowiązku przeprowadzenia testu rynku pracy, który jest wymagany przy standardowym zezwoleniu.

Kto może skorzystać z procedury uproszczonej

Zatrudnienie cudzoziemca na oświadczenie możliwe jest wyłącznie przy spełnieniu warunków określonych w przepisach. 29 stycznia 2022 roku weszły w życie nowe przepisy, które wydłużyły dopuszczalny okres pracy na podstawie tego dokumentu z 6 do 24 miesięcy. Zmiana ta nie obejmuje pracy sezonowej – ta wymaga odrębnego zezwolenia.

Z procedury uproszczonej mogą korzystać pracodawcy zatrudniający obywateli sześciu państw:

• Armenii
• Białorusi
• Gruzji
• Mołdawii
• Rosji
• Ukrainy

Oświadczenie musi zostać złożone przed podjęciem pracy przez cudzoziemca. Standardowy czas wpisania oświadczenia do ewidencji wynosi 7 dni roboczych, choć w praktyce poszczególne urzędy mogą realizować to w różnym tempie.

Tryb składania wniosku – online i osobiście

Oświadczenie można złożyć online przez portal praca.gov.pl lub osobiście w Powiatowym Urzędzie Pracy właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy. Wersja elektroniczna jest szybsza, jednak każdy urząd może mieć własne wytyczne dotyczące wymaganych załączników – warto sprawdzić je na stronie konkretnej placówki przed złożeniem wniosku.

Dokumentacja wymagana do wniosku

Do wypełnionego formularza pracodawca musi dołączyć kopię dowodu osobistego lub paszportu cudzoziemca. Paszport musi być ważny przez cały planowany okres zatrudnienia – dokument wygasający w trakcie umowy to jeden z najczęstszych powodów wzywania do uzupełnienia akt. Urząd może dodatkowo zażądać dokumentów potwierdzających charakter umowy lub zakres obowiązków. Kompletność dokumentacji bezpośrednio decyduje o czasie rozpatrzenia wniosku – braki mogą wydłużyć procedurę o kilka tygodni. Szczegółowe wskazówki dotyczące prawidłowego wypełnienia formularza znajdziesz w poradniku o wypełnianiu oświadczenia.

Termin na rejestrację pracownika

Po dokonaniu wpisu pracodawca otrzymuje potwierdzenie uprawniające cudzoziemca do pracy. Zatrudnienie musi rozpocząć się w terminie wskazanym w oświadczeniu – opóźnienie może wymagać złożenia dokumentów od nowa. Pracodawca ma 7 dni od faktycznego startu pracy na zgłoszenie pracownika do ZUS. Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z sankcjami administracyjnymi i może skutkować utratą prawa do korzystania z procedury uproszczonej przy kolejnych rekrutacjach.

Obowiązki pracodawcy po uzyskaniu wpisu

Wpis oświadczenia do ewidencji nie kończy formalności. Pracodawca musi dbać o to, by warunki faktycznie oferowane cudzoziemcowi odpowiadały tym zapisanym w oświadczeniu – dotyczy to wynagrodzenia, miejsca wykonywania pracy i stanowiska. Każda zmiana tych parametrów wymaga aktualizacji dokumentu, a przy istotnych modyfikacjach konieczne jest złożenie nowego oświadczenia. Kopię dokumentu pracodawca ma obowiązek przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz dwa lata po jego zakończeniu.

Pełny zakres formalnych zobowiązań opisują przepisy regulujące obowiązki pracodawcy związane z oświadczeniem – warto się z nimi zapoznać przed złożeniem pierwszego wniosku.

Kontrole inspektorów pracy

Państwowa Inspekcja Pracy regularnie weryfikuje legalność zatrudniania cudzoziemców. Podczas kontroli sprawdzana jest przede wszystkim zgodność faktycznego zakresu obowiązków z danymi w oświadczeniu. Brak aktualnego dokumentu lub niezgodność warunków pracy może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz wykluczeniem z procedury uproszczonej na przyszłość. Inspektorzy weryfikują też terminowość wypłat wynagrodzenia, warunki BHP i przestrzeganie norm czasu pracy – każde naruszenie może prowadzić do cofnięcia prawa do składania oświadczeń.

Kiedy oświadczenie nie wystarczy

Procedura uproszczona ma swoje granice. Nie można jej stosować w odniesieniu do pracy sezonowej przekraczającej 9 miesięcy w roku kalendarzowym. Nie obejmuje też stanowisk kadry zarządzającej – członkowie zarządu i prokurenci wymagają standardowego zezwolenia typu A od pierwszego dnia. Oświadczenie nie wystarczy również wtedy, gdy cudzoziemiec planuje jednocześnie pracować dla kilku pracodawców – każdy z nich musi uzyskać osobne zezwolenie.

Jeśli sytuacja pracownika jest bardziej złożona, pomocny może być przegląd dokumentów uprawniających do legalnej pracy cudzoziemca w Polsce, który precyzuje, które dokumenty otwierają dostęp do rynku pracy, a które go wykluczają.

Moment złożenia oświadczenia a rozpoczęcie pracy

Pracodawca musi złożyć oświadczenie przed faktycznym rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. Legalizacja zatrudnienia wstecz nie jest możliwa – dokument musi trafić do urzędu najpóźniej w dniu poprzedzającym pierwszy dzień pracy. W praktyce zaleca się składanie z kilkudniowym wyprzedzeniem, żeby mieć pewność, że wpis zostanie dokonany zanim pracownik pojawi się na stanowisku. Rozpoczęcie pracy bez aktualnego wpisu naraża pracodawcę na odpowiedzialność administracyjną za nielegalne zatrudnienie.

Rola starosty w weryfikacji oświadczenia

Starosta może odmówić wpisu oświadczenia do ewidencji w przypadkach określonych ustawą. Najczęstsze przyczyny odmowy to niekompletność dokumentów, błędy formalne w formularzu lub próba ominięcia przepisów o pracy sezonowej. Decyzja odmowna musi mieć formę pisemną z uzasadnieniem wskazującym konkretne podstawy prawne. Pracodawca może się od niej odwołać w ciągu 14 dni od doręczenia – sprawa trafia wówczas do samorządowego kolegium odwoławczego, które bada zarówno aspekty formalne, jak i merytoryczne. Starosta może też wezwać do uzupełnienia dokumentacji przed wydaniem ostatecznej decyzji – pracodawca ma wtedy zazwyczaj 7 dni na dostarczenie brakujących załączników. Szczegółowe przesłanki odmowy wpisu opisuje osobny przepis regulujący przypadki, w których starosta odmawia rejestracji oświadczenia.