Kiedy starosta może odmówić wpisu oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi?

Procedura uproszczonego zatrudnienia cudzoziemca przez oświadczenie o powierzeniu pracy jest szybsza niż pełna ścieżka zezwoleniowa, ale odmowa wpisu zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać. Powody bywają zarówno merytoryczne, jak i czysto formalne – a każdy z nich może opóźnić zatrudnienie o tygodnie.

Zasady powierzenia pracy cudzoziemcowi w Polsce

Pozwolenie na pracę w Polsce wymagane jest w przypadku cudzoziemców spoza Unii Europejskiej, Szwajcarii i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Najczęściej przyznawane jest zezwolenie na pracę typu A. Jeśli pracodawca chce zatrudnić obcokrajowca z Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji lub Ukrainy w prostszy sposób, konieczne jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, składane bezpośrednio w urzędzie pracy właściwym dla siedziby pracodawcy. Procedurę tę nazywa się uproszczoną, bo nie wymaga uzyskania dodatkowych zezwoleń przed podjęciem pracy.

Po złożeniu oświadczenia nie przeprowadza się testu rynku pracy, czyli sprawdzania, czy na dane stanowisko można znaleźć pracownika lokalnie. Przy legalizacji pracy cudzoziemca w oparciu o zezwolenie na pracę taki test jest wymagany i to pracodawca musi wykazać brak innych kandydatów. Sama procedura oświadczenia jest szybsza: urząd dokonuje wpisu do rejestru zazwyczaj w ciągu siedmiu dni roboczych od złożenia prawidłowego wniosku. Czas ten wydłuża się, gdy dokumenty zawierają braki formalne lub wymagają dodatkowej weryfikacji przez starostę.

Kiedy starosta odmawia wpisu oświadczenia

Starosta odmawia wpisu w kilku precyzyjnie określonych przez przepisy sytuacjach. Na negatywną decyzję wpływają zarówno kwestie związane z intencjami osoby, która ma być zatrudniona, jak i kondycja finansowa oraz prawna pracodawcy.

Oświadczenie może być odrzucone wtedy, gdy zachodzi obawa, że jest składane dla pozoru – czyli gdy wskazana osoba nie ma rzeczywistego zamiaru podjąć pracy zarobkowej. Sytuacja taka zachodzi np. gdy zadeklarowane stanowisko nie odpowiada żadnemu faktycznemu zapotrzebowaniu firmy albo gdy cudzoziemiec był już wcześniej wpisywany na oświadczenia przez różnych pracodawców bez faktycznego podjęcia pracy. Po stronie pracodawcy istnieje natomiast kilka okoliczności, które samodzielnie blokują wpis:

• Zadłużenie wobec ZUS lub urzędu skarbowego przekraczające kwotę minimalną określoną w przepisach
• Prowadzenie niezarejestrowanej działalności gospodarczej lub działanie bez wymaganych zezwoleń branżowych
• Wcześniejsze naruszenia przepisów dotyczących legalności zatrudnienia cudzoziemców
• Zaległości w wypłacie wynagrodzeń pracownikom, świadczące o niestabilności finansowej podmiotu
• Deklarowane warunki zatrudnienia odbiegające rażąco od standardów lub wynagrodzenie poniżej ustawowego minimum
• Stwierdzenie fikcyjności zatrudnienia w toku kontroli organów państwowych

W praktyce większość wniosków zostaje przyjęta, o ile dokumentacja jest kompletna i prawidłowo wypełniona. Dodatkowym powodem odmowy może być niepoprawne wypełnienie oświadczenia – błędy w danych personalnych, niekompletne informacje o stanowisku lub brak wymaganych załączników skutkują negatywną decyzją równie skutecznie jak uchybienia merytoryczne.

Przyczyny formalne odrzucenia wniosku

Poza przyczynami merytorycznymi wpis może nie zostać dokonany z powodów formalnych. Należą do nich błędy w wypełnieniu formularza, brak podpisu pracodawcy lub jego pełnomocnika, nieprawidłowe dane kontaktowe albo niekompletny zestaw załączników.

Zdarza się, że pracodawca wskazuje stanowisko nieodpowiadające faktycznie wykonywanym obowiązkom. Urząd może wówczas zwrócić się o wyjaśnienia albo wprost odrzucić oświadczenie. Jeżeli w ciągu ostatnich trzech lat dany podmiot został prawomocnie ukarany za powierzenie pracy cudzoziemcowi bez wymaganego zezwolenia, stanowi to samodzielną przesłankę do odmowy – niezależnie od poprawności złożonych dokumentów. Ten trzymiesięczny okres karencji biegnie od daty uprawomocnienia się wyroku lub decyzji administracyjnej, nie od daty zdarzenia.

Dokumenty wymagane do wpisu oświadczenia

Kompletna dokumentacja to najprostsza forma zabezpieczenia się przed odmową. Podstawowy zestaw dokumentów obejmuje:

• Wypełniony formularz oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
• Kopię dokumentu potwierdzającego opłacanie składek ZUS przez pracodawcę (jeśli zatrudnia już innych pracowników)
• Potwierdzenie braku zaległości podatkowych
• Aktualny odpis z KRS lub CEIDG, jeśli pracodawca prowadzi działalność gospodarczą
• Kopię paszportu cudzoziemca lub innego dokumentu tożsamości

Gdy wniosek dotyczy przedłużenia zatrudnienia cudzoziemca pracującego już na podstawie wcześniejszego oświadczenia, urząd może zażądać dokumentów potwierdzających przestrzeganie warunków zatrudnienia – kopii umów o pracę, list płac lub rozliczeń ZUS za poprzednie miesiące. Brak tych dokumentów przy przedłużeniu oświadczenia jest częstą przyczyną opóźnień, bo urząd traktuje ich nieobecność jako sygnał, że poprzednie zatrudnienie mogło mieć charakter fikcyjny.

Procedura odwoławcza od odmowy wpisu

Odmowna decyzja starosty nie jest ostateczna. W pierwszej kolejności warto skontaktować się z wydziałem wydającym decyzję, aby uzyskać szczegółowe uzasadnienie. Czasem wystarczy uzupełnić brakujące dokumenty lub poprawić drobne niedociągnięcia formalne – bez konieczności formalnego odwołania.

Jeśli to nie przyniesie rezultatu, pracodawca ma prawo złożyć odwołanie w terminie 14 dni od daty doręczenia decyzji. Odwołanie kieruje się do wojewody, za pośrednictwem starosty, który wydał decyzję. W treści odwołania należy precyzyjnie wyjaśnić, dlaczego decyzja była niezasadna – powołując się na konkretne przepisy i przedstawiając dowody spełnienia wymogów. Profesjonalna pomoc prawna na tym etapie zwiększa szansę na doprowadzenie do wpisu oświadczenia do rejestru, szczególnie gdy odmowa wynikała z błędnej oceny sytuacji firmy lub cudzoziemca. Warto pamiętać, że złożenie odwołania nie zawiesza automatycznie innych czynności legalizacyjnych – pracodawca może równolegle rozważyć złożenie wniosku o zezwolenie na pracę, by nie tracić czasu.

Różnice między oświadczeniem a zezwoleniem na pracę

Oświadczenie o powierzeniu pracy nie zastępuje zezwolenia na pracę w każdym przypadku. Procedura uproszczona obejmuje wyłącznie obywateli sześciu krajów – Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji oraz Ukrainy – i obowiązuje przez maksymalnie 24 miesiące w ciągu kolejnych 36 miesięcy. Po tym okresie cudzoziemiec musi ubiegać się o zezwolenie na pracę albo inną formę legalizacji zatrudnienia. Oświadczenie nie uprawnia też do wykonywania zawodów regulowanych, gdzie wymagane są dodatkowe kwalifikacje lub certyfikaty.

Kryterium	Oświadczenie	Zezwolenie na pracę
Obywatelstwo	Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Rosja, Ukraina	Wszystkie kraje spoza UE/EOG
Czas trwania	Maks. 24 mies. w ciągu 36 mies.	1-3 lata, z możliwością przedłużenia
Test rynku pracy	Nie	Tak (z wyjątkami)
Czas rozpatrzenia	Do 7 dni roboczych	Do 30 dni (w praktyce dłużej)
Zawody regulowane	Ograniczenia	Możliwość ubiegania się o wszystkie stanowiska

Obowiązki pracodawcy w procesie legalizacji zatrudnienia

Pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe złożenie i aktualizację oświadczenia. Musi nie tylko poprawnie wypełnić dokumenty przy składaniu wniosku, ale także zgłaszać w terminie każdą zmianę warunków zatrudnienia – od zmiany wynagrodzenia, przez zmianę stanowiska, aż po zakończenie współpracy. Zmiana siedziby firmy lub jej przekształcenie prawne również wymaga aktualizacji danych w rejestrze oświadczeń, co pracodawcy nierzadko pomijają.

Niedopełnienie tych obowiązków grozi grzywną, a w skrajnych przypadkach – zakazem zatrudniania cudzoziemców na określony czas. Pracodawca ma też obowiązek przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem cudzoziemca przez co najmniej pięć lat od zakończenia stosunku pracy. Ten wymóg jest egzekwowany podczas kontroli organów państwowych, a jego zaniedbanie wpływa bezpośrednio na ocenę wiarygodności pracodawcy przy składaniu kolejnych oświadczeń – i może być jedną z przesłanek do odmowy wpisu w przyszłości. Warto też wiedzieć, że zmiany w przepisach o zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku rozszerzyły zakres dokumentacji, którą pracodawca zobowiązany jest udostępnić na żądanie kontrolujących.