Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi a obowiązki pracodawcy

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to procedura uproszczona, wymagająca złożenia do Powiatowego Urzędu Pracy (właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy) wniosku wraz z załącznikami. Możliwość skorzystania z tej ścieżki ogranicza się do obywateli sześciu państw:

• Republiki Armenii
• Republiki Białorusi
• Republiki Gruzji
• Republiki Mołdawii
• Federacji Rosyjskiej
• Ukrainy

Po wpisaniu oświadczenia do ewidencji cudzoziemiec nabywa prawo do legalnego wykonywania pracy na terytorium Polski. Uproszczenie procedury administracyjnej nie zwalnia jednak z obowiązków wynikających z prawa pracy i przepisów o pobycie cudzoziemców. Pracodawca odpowiada za zgodność zatrudnienia z polskimi regulacjami i musi przestrzegać terminów oraz wymogów formalnych na każdym etapie współpracy z pracownikiem.

Wymogi formalne po wpisie oświadczenia do ewidencji

Powiadomienie urzędu o rozpoczęciu pracy

Pracodawca wpisany do ewidencji zobowiązany jest pisemnie powiadomić Powiatowy Urząd Pracy o tym, czy cudzoziemiec faktycznie podjął zatrudnienie. Na wypełnienie tego obowiązku ma 7 dni roboczych od dnia rozpoczęcia pracy – przed 29 stycznia 2022 roku informację należało przekazać dokładnie w tym dniu. Brak powiadomienia lub przekazanie go po terminie może skutkować uznaniem, że praca została powierzona niezgodnie z procedurą, co naraża pracodawcę na sankcje administracyjne.

Umowa w formie pisemnej zrozumiałej dla pracownika

Pracodawca musi zawrzeć z pracownikiem umowę w formie pisemnej, sporządzoną w języku, który rozumie – może to być jego język ojczysty lub inny znany mu język obcy. Treść umowy musi być zgodna z warunkami określonymi w wypełnionym oświadczeniu, w tym ze stanowiskiem, wymiarem etatu, okresem zatrudnienia oraz wysokością wynagrodzenia. Rozbieżności między umową a oświadczeniem mogą być podstawą do wykreślenia wpisu lub odmowy przedłużenia pracy na podstawie tej samej procedury.

Przestrzeganie polskich regulacji dotyczących zatrudnienia

Minimalne wynagrodzenie i ubezpieczenia

Przy zatrudnieniu na podstawie oświadczenia pracodawca musi stosować wszystkie przepisy obowiązujące na polskim rynku pracy. Dotyczy to w szczególności wypłaty minimalnego wynagrodzenia – aktualnie 19,70 zł brutto za godzinę – oraz zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, jeśli rodzaj umowy tego wymaga. Zmiany w przepisach o zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce mogą wpływać na dodatkowe obowiązki pracodawcy, dlatego regularne śledzenie aktualizacji regulacji jest niezbędne.

Równe traktowanie w warunkach pracy

Cudzoziemcy zatrudnieni na podstawie oświadczenia podlegają tym samym regulacjom co obywatele Polski w zakresie czasu pracy, urlopów, wynagrodzenia za nadgodziny oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca nie może oferować warunków gorszych niż określone w Kodeksie pracy ani uzależniać ich od narodowości pracownika. Postępowanie dyskryminacyjne narusza prawo i może prowadzić do skutecznych roszczeń ze strony zatrudnionego – łącznie z dochodzeniem odszkodowania przed sądem pracy.

Weryfikacja dokumentów pobytowych przed dopuszczeniem do pracy

Obowiązek sprawdzenia ważności dokumentów

Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy pracodawca musi sprawdzić posiadane dokumenty pobytowe oraz ich ważność. Uznawane dokumenty to:

• wiza Schengen lub krajowa
• zezwolenie na pobyt czasowy, stały lub rezydenta długoterminowego UE
• karta pobytu

Weryfikacja musi zostać udokumentowana przez sporządzenie kopii wszystkich dokumentów, które należy przechowywać przez cały okres świadczenia pracy przez daną osobę. Zabezpiecza to pracodawcę przed odpowiedzialnością za zatrudnienie cudzoziemca przebywającego nielegalnie na terytorium Rzeczypospolitej. Szczegółowe zasady dotyczące tego, jakie dokumenty uprawniają do pracy w Polsce, a jakie wykluczają możliwość zarobkowania, precyzują odrębne przepisy – ich znajomość jest niezbędna przy każdym nowym zatrudnieniu.

Przechowywanie dokumentacji w celach kontrolnych

Kopie dokumentów pobytowych oraz oświadczenia muszą być dostępne podczas kontroli przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy, Straż Graniczną lub inne uprawnione organy. Brak tych dokumentów w momencie kontroli może być interpretowany jako brak należytej staranności w zakresie legalności zatrudnienia. Sama rejestracja oświadczenia nie wystarcza – obowiązek bieżącej weryfikacji trwa przez cały czas trwania stosunku pracy i nie wygasa automatycznie po upływie pierwszych tygodni współpracy.

Konsekwencje nielegalnego powierzania pracy cudzoziemcom

Sankcje administracyjne i karne

Niezgodne z prawem powierzenie pracy cudzoziemcowi podlega karze grzywny. Surowsze sankcje grożą za uporczywe powierzanie pracy osobom przebywającym nielegalnie w Polsce, szczególnie gdy praca nie ma związku z działalnością gospodarczą pracodawcy. Za przestępstwa w tym obszarze uznaje się zatrudnianie:

1. wielu cudzoziemców jednocześnie
2. osób małoletnich
3. pokrzywdzonych handlem ludźmi
4. pracowników w warunkach szczególnego wykorzystania

Oprócz wysokich grzywien sąd może orzec karę pozbawienia wolności, zwłaszcza gdy naruszenia mają charakter systemowy lub dotyczą grup szczególnie chronionych. W skrajnych przypadkach pracodawca może zostać wpisany do rejestru podmiotów, którym zakazano prowadzenia działalności związanej z zatrudnianiem cudzoziemców, co w praktyce uniemożliwia dalsze korzystanie z uproszczonych procedur rejestracyjnych.

Odpowiedzialność za warunki wykraczające poza oświadczenie

Pracodawca ponosi odpowiedzialność nie tylko za formalne naruszenia procedury rejestracyjnej, lecz także za faktyczne warunki wykonywania pracy. Jeśli cudzoziemiec pracuje na innym stanowisku, w innym wymiarze czasu lub za wynagrodzeniem niższym niż deklarowane w oświadczeniu, organ kontrolny może uznać, że stosunek pracy wykracza poza zakres legalizacji. Inspektor lub funkcjonariusz może skierować sprawę do postępowania administracyjnego albo karnego, a pracodawca traci ochronę, jaką daje wpis oświadczenia do ewidencji. W praktyce oznacza to pełną ekspozycję na sankcje przewidziane za nielegalne zatrudnienie – tak jak gdyby żadna procedura uproszczona nie została zastosowana. Warto przy tym pamiętać, że prawa pracownicze przysługujące cudzoziemcom są w Polsce takie same jak wobec obywateli, a pracownik może skutecznie dochodzić ich przed sądem niezależnie od formy legalizacji zatrudnienia.