Jak wypełnić oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w 2022?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to uproszczona forma legalizacji zatrudnienia, dostępna dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji oraz Ukrainy. Po nowelizacji ustawy z 17 grudnia 2021 roku, która weszła w życie pod koniec stycznia 2022, maksymalny okres zatrudnienia na podstawie oświadczenia wydłużono z 6 do 24 miesięcy. Praca nie może mieć charakteru sezonowego – ta forma legalizacji obejmuje wyłącznie zatrudnienie o stabilnym charakterze. Wpis oświadczenia do ewidencji prowadzonej przez Powiatowy Urząd Pracy stanowi wystarczającą podstawę prawną do rozpoczęcia pracy. Pracodawca nie musi występować o żadne dodatkowe zaświadczenia ani pozwolenia.

Dane wymagane w formularzu

Formularz wymaga podania informacji pozwalających na jednoznaczną identyfikację stron stosunku pracy oraz warunków zatrudnienia. Dokument musi zawierać:

• dane podmiotu powierzającego pracę: pełna nazwa firmy lub dane osoby fizycznej, adres siedziby, NIP i REGON,
• dane cudzoziemca: imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, numer dokumentu podróży,
• opis stanowiska: dokładna nazwa, miejsce świadczenia pracy, rodzaj umowy (o pracę, zlecenie, o dzieło),
• wymiar czasu pracy i wysokość wynagrodzenia wraz ze wszystkimi składnikami płacy,
• okres zatrudnienia: konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia powierzenia pracy.

Integralną częścią dokumentu jest oświadczenie pracodawcy o zapoznaniu się z przepisami dotyczącymi pobytu i zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Pracodawca potwierdza tym samym świadomość konsekwencji prawnych wynikających z ewentualnego naruszenia tych przepisów. Gdy zatrudnienia dokonuje agencja pracy tymczasowej, konieczne jest dodatkowo wskazanie danych podmiotu, na rzecz którego cudzoziemiec będzie faktycznie świadczył pracę – pominięcie tej informacji to jeden z częstszych błędów formalnych.

Wzory formularzy dostosowane do aktualnych wymogów prawnych można pobrać ze stron urzędów pracy. Dokument należy wypełnić czytelnie, najlepiej drukowanymi literami, bez skreśleń i poprawek. Każda nieścisłość może skutkować wezwaniem urzędu do uzupełnienia dokumentacji, co wydłuża całą procedurę. Warto też pamiętać, że formularz musi odzwierciedlać rzeczywiste warunki zatrudnienia – urząd weryfikuje spójność danych z oświadczenia z faktyczną działalnością pracodawcy, a dokumenty uprawniające cudzoziemca do pracy w Polsce muszą być aktualne i kompletne już na etapie składania wniosku.

Procedura składania oświadczenia w urzędzie pracy

Dokumentację składa się w Powiatowym Urzędzie Pracy właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy. Właściwość miejscowa jest bezwzględnie obowiązująca – próba złożenia wniosku w innym urzędzie skutkuje pozostawieniem go bez rozpoznania. Oprócz poprawnie wypełnionego formularza oświadczenia, pracodawca dołącza:

• oświadczenie o niekaralności podmiotu powierzającego pracę – dotyczy zarówno osoby fizycznej prowadzącej działalność, jak i osób uprawnionych do reprezentacji spółki,
• kserokopie dokumentów tożsamości pracodawcy oraz cudzoziemca,
• potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 30 złotych.

Dokumenty można złożyć nie wcześniej niż 6 miesięcy przed planowanym rozpoczęciem pracy. To ograniczenie zapobiega składaniu oświadczeń z nadmiernym wyprzedzeniem, które mogłyby utracić aktualność przed faktycznym podjęciem zatrudnienia. Jednocześnie nie należy zwlekać na ostatnią chwilę – warto zaplanować rezerwę czasową na ewentualne procedury wyjaśniające lub odmowę wpisu.

Urząd pracy dokonuje wpisu do ewidencji w ciągu 7 dni roboczych od złożenia kompletnych dokumentów. W przypadkach wymagających dodatkowej weryfikacji procedura może wydłużyć się do miesiąca lub dwóch. Dopiero po otrzymaniu potwierdzenia wpisu cudzoziemiec może legalnie rozpocząć pracę. Zatrudnienie przed dokonaniem wpisu stanowi wykroczenie i może skutkować nałożeniem grzywny.

Zniesienie okresu karencji i kontynuacja zatrudnienia

Od 29 stycznia 2022 roku zniesiono obowiązek zachowania półrocznej przerwy między kolejnymi okresami zatrudnienia tego samego cudzoziemca u jednego pracodawcy. Wcześniej obowiązujący okres rozliczeniowy wymuszał co najmniej sześciomiesięczną pauzę przed złożeniem kolejnego oświadczenia – regulacja szczególnie uciążliwa dla pracodawców planujących długoterminowe zatrudnienie sprawdzonych pracowników.

Obecnie pracodawca może złożyć nowe oświadczenie bezpośrednio po wygaśnięciu poprzedniego, pod warunkiem że łączny czas zatrudnienia na podstawie oświadczeń nie przekroczy 24 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy. Dla pracownika oznacza to większą stabilność zatrudnienia i możliwość nieprzerywanego budowania stażu pracy w Polsce.

Kolejne oświadczenie wymaga jednak ponownego przejścia przez całą procedurę administracyjną – nie ma możliwości prostego przedłużenia wcześniejszego wpisu. Za każdym razem trzeba złożyć nowy komplet dokumentów i uiścić opłatę skarbową. Złożenie kolejnego oświadczenia z odpowiednim wyprzedzeniem pozwala uniknąć luki czasowej między wygaśnięciem poprzedniego wpisu a uzyskaniem nowego. Szczegółowe zasady dotyczące optymalnych terminów składania oświadczenia pozwalają lepiej zaplanować cały proces.

Terminy i praktyczne aspekty składania dokumentów

Choć standardowy termin wpisu do ewidencji wynosi 7 dni roboczych, rzeczywisty czas od złożenia dokumentów do faktycznego rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca może być znacznie dłuższy. Przyczyny są dwie. Po pierwsze, urząd może wezwać do uzupełnienia braków formalnych – brak reakcji w wyznaczonym terminie skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania. Po drugie, jeśli cudzoziemiec przebywa poza Polską, potwierdzenie wpisu trzeba mu dostarczyć – potrzebuje go przy przekraczaniu granicy. Przesłanie dokumentu pocztą międzynarodową lub kurierem może zająć od kilku dni do dwóch tygodni.

Oświadczenie nie stanowi podstawy do uzyskania wizy. Jeśli cudzoziemiec podlega obowiązkowi wizowemu, musi uzyskać wizę we właściwym konsulacie. Potwierdzenie wpisu oświadczenia do ewidencji służy wyłącznie jako dokument potwierdzający cel przyjazdu i ułatwia uzyskanie wizy – jej nie zastępuje. Całkowity czas od złożenia oświadczenia do faktycznego podjęcia pracy przez cudzoziemca przebywającego za granicą może wynieść od 3 do 6 tygodni, zależnie od sprawności konsula i dostępności terminów wizowych.

Dokumenty dodatkowe i weryfikacja danych

W trakcie procedury wpisu urząd pracy może zażądać dodatkowych dokumentów weryfikujących informacje zawarte w formularzu. Najczęściej chodzi o potwierdzenie prowadzenia działalności gospodarczej przez pracodawcę – aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego. Warto przygotować te dokumenty zawczasu, zamiast czekać na wezwanie urzędu.

W sytuacjach budzących wątpliwości co do rzeczywistego charakteru zatrudnienia, starosta może przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy. Weryfikacji podlega zgodność faktycznych warunków pracy z danymi wskazanymi w oświadczeniu: miejsce świadczenia usług, rodzaj wykonywanych czynności, wysokość wynagrodzenia. Stwierdzenie rozbieżności stanowi podstawę do wykreślenia wpisu z ewidencji i może uruchomić postępowanie administracyjne wobec pracodawcy.

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem cudzoziemca przez co najmniej 3 lata od zakończenia wykonywania pracy. Archiwizacji podlegają: kopia oświadczenia wraz z potwierdzeniem wpisu, umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna, ewidencja czasu pracy oraz dokumentacja płacowa. Brak możliwości okazania tych dokumentów podczas kontroli może prowadzić do nałożenia sankcji finansowych.

Obowiązki pracodawcy w trakcie trwania zatrudnienia

Podstawowym wymogiem jest zapewnienie pracownikowi warunków zgodnych z deklaracjami złożonymi w oświadczeniu – dotyczy to charakteru pracy, wymiaru czasu pracy i wysokości wynagrodzenia. Wszelkie zmiany danych objętych oświadczeniem wymagają niezwłocznego zgłoszenia do urzędu pracy. Obejmuje to modyfikację wynagrodzenia, miejsca wykonywania pracy, wymiaru czasu pracy czy przedłużenie okresu zatrudnienia w ramach dopuszczalnych limitów. Niezgłoszenie zmian w terminie 7 dni roboczych od ich wprowadzenia stanowi naruszenie przepisów i może prowadzić do wykreślenia wpisu.

Pracodawca musi także poinformować urząd pracy o zakończeniu wykonywania pracy przez cudzoziemca przed upływem terminu wskazanego w oświadczeniu. Zgłoszenie należy złożyć w ciągu 7 dni roboczych od ustania zatrudnienia. Niedopełnienie tego obowiązku utrudnia prowadzenie rzetelnej ewidencji i może komplikować ponowne zatrudnienie tego samego pracownika. Pracodawca odpowiada ponadto za zapewnienie warunków zgodnych z polskim prawem pracy, w tym przestrzeganie przepisów BHP i terminowe wypłacanie wynagrodzenia.

Konsekwencje naruszenia przepisów przez pracodawcę

Zatrudnienie cudzoziemca bez dokonania wpisu oświadczenia do ewidencji lub po jego wykreśleniu stanowi wykroczenie zagrożone grzywną do 30 tysięcy złotych. W przypadku rażącego naruszenia przepisów lub powrotu do wykroczeń, grzywna może zostać wymierzona wielokrotnie. Wykreślenie wpisu z ewidencji następuje, gdy pracodawca:

• nie dopełnił obowiązku zgłoszenia zmian danych objętych oświadczeniem,
• przedstawił dokumenty zawierające nieprawdziwe informacje,
• rzeczywiste warunki zatrudnienia odbiegają od warunków zadeklarowanych w oświadczeniu,
• nie wywiązuje się z obowiązków płatnika składek na ubezpieczenia społeczne.

Po wykreśleniu wpisu cudzoziemiec traci podstawę prawną do wykonywania pracy w Polsce. Kontynuowanie zatrudnienia w takiej sytuacji stanowi nielegalną pracę, za którą odpowiedzialność ponosi zarówno pracodawca, jak i sam pracownik. Cudzoziemcowi grozi konieczność opuszczenia terytorium Polski oraz wpis do rejestru cudzoziemców, których pobyt jest niepożądany, co zamyka drogę do późniejszego powrotu do kraju.

Pracodawcy powinni też mieć na uwadze odpowiedzialność karną przewidzianą w art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Umożliwienie cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy stanowi przestępstwo zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeśli sprawca działał w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub wyrządzenia szkody, kara może wynieść do 3 lat pozbawienia wolności.