Koronawirus, zamknięte granice a karta tymczasowego pobytu, zatrudnienie w Polsce

Pandemia koronawirusa uderzyła w cudzoziemców mieszkających w Polsce ze szczególną siłą. Zamykanie granic, zawieszanie pracy urzędów, wstrzymywanie środków transportu – każdy z tych czynników komplikował legalizację pobytu i zatrudnienia. Osobom, którym kończyło się pozwolenie, brakowało jasnych informacji o tym, co powinny zrobić. Poniżej konkretne odpowiedzi na najważniejsze pytania.

• Dopełnianie formalności w warunkach epidemii
• Wykonywanie pracy w czasie pandemii
• Przedłużenie pobytu bez wizy
• Wyjazdy, wjazdy i przepisy szczególne

Dopełnianie formalności w warunkach epidemii

Złożenie wniosku o przedłużenie wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy wymaga dostarczenia dokumentów do urzędu. Problem w tym, że większość urzędów zawiesiła obsługę osobistą. Rozwiązanie jest jednak proste: wnioski można wysyłać za pośrednictwem poczty, która przez cały okres epidemii funkcjonowała normalnie, choć godziny pracy poszczególnych placówek mogły ulec zmianie. Przesyłkę należy nadać listem poleconym – tylko taka forma zapewnia potwierdzenie nadania z datą stempla pocztowego, która ma decydujące znaczenie dla oceny terminowości złożenia wniosku.

Osoby czekające na rozpatrzenie wniosku, którym w międzyczasie wygasł legalny pobyt, mogą kontynuować przebywanie w Polsce do czasu wydania decyzji administracyjnej – pod warunkiem, że złożyły wniosek przed upływem terminu i posiadają urzędowy stempel potwierdzający jego przyjęcie. Jeśli wniosek został wysłany pocztą i nie jest jeszcze podbity, dowodem jest potwierdzenie nadania listu poleconego. W razie braków formalnych urząd wezwie wnioskodawcę pisemnie do uzupełnienia dokumentacji.

Przechowywanie dowodów korespondencji

Przez cały okres zawieszonej obsługi osobistej należy zachowywać wszystkie potwierdzenia nadania przesyłek oraz kopie każdego wysłanego dokumentu. Jeśli urząd zakwestionuje termin lub kompletność złożonego wniosku, stempel pocztowy z datą nadania jest dowodem, że formalności zostały podjęte w czasie. Brak takiego dowodu praktycznie uniemożliwia obronę przed negatywną decyzją administracyjną.

Sposób przygotowania przesyłki

Koperta powinna zawierać komplet wymaganych załączników właściwych dla danego rodzaju zezwolenia. Kopie dokumentów muszą być czytelne, oryginały dołącza się wyłącznie wtedy, gdy wyraźnie wymaga tego ustawa. Zakres wymaganych dokumentów różni się w zależności od podstawy ubiegania się o zezwolenie – przy wątpliwościach warto skonsultować się z prawnikiem dla imigrantów, który sprawdzi kompletność wniosku przed jego wysłaniem i pozwoli uniknąć wezwań do uzupełnienia braków.

Wykonywanie pracy w czasie pandemii

Samo złożenie wniosku o przedłużenie wizy nie uprawnia do legalnej pracy. Cudzoziemiec może pracować wyłącznie wtedy, gdy wiza jest jeszcze ważna – czyli przed jej wygaśnięciem, nie po. Inaczej wygląda sytuacja przy wniosku o zezwolenie na pobyt: jeśli wniosek został złożony przed upływem ważności karty pobytu i potwierdzony urzędowym stemplem, cudzoziemiec może kontynuować zatrudnienie u dotychczasowego pracodawcy. Może też podjąć pracę u nowego pracodawcy, ale tylko pod warunkiem posiadania stosownego zezwolenia na pracę.

Szczególna sytuacja dotyczy cudzoziemców pracujących na podstawie wizy D, która wygasła. Jeśli wniosek o kartę pobytu został złożony przed jej wygaśnięciem i potwierdzony stemplem, prawo do pracy u dotychczasowego pracodawcy jest zachowane. Zmiana miejsca pracy w takim okresie wymaga jednak złożenia odrębnego wniosku lub uzyskania nowego zezwolenia przez przyszłego pracodawcę.

Konsekwencje opóźnienia w wymianie dokumentów

Jeżeli cudzoziemiec złożył wniosek terminowo i posiada potwierdzenie z urzędu, za opóźnienie w rozpatrzeniu sprawy odpowiada administracja – nie pracownik ani pracodawca. Mimo to pracodawca powinien aktywnie monitorować status dokumentów zatrudnionych obcokrajowców. Jeśli urząd przez dłuższy czas nie odpowiada, warto skierować do niego pisemne zapytanie o stan sprawy. Pasywne czekanie może prowadzić do sytuacji, w której obie strony zostaną zaskoczone negatywną decyzją lub wezwaniem do natychmiastowego uzupełnienia wniosku. Pracodawcy powinni też śledzić zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców, bo aktualizacje procedur bezpośrednio wpływają na zakres ich obowiązków weryfikacyjnych.

Wymogi dla nowych pracodawców

Zmiana pracodawcy przez cudzoziemca, którego poprzednie zezwolenie na pracę straciło ważność, wymaga uzyskania nowego dokumentu. Nowy pracodawca musi złożyć wniosek o zezwolenie lub – dla obywateli wybranych krajów – zarejestrować oświadczenie o powierzeniu pracy. Procedury te w warunkach epidemii trwają dłużej niż zwykle, dlatego działania należy podjąć z odpowiednim wyprzedzeniem, zanim wygaśnie dotychczasowe uprawnienie do pracy. Szczegółowy opis tego, jak prawidłowo przygotować oświadczenie o powierzeniu pracy, znajdziesz w artykule o wypełnianiu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Przedłużenie pobytu bez wizy

Ukraińcy posiadający paszporty biometryczne oraz obywatele krajów objętych ruchem bezwizowym mają w tej kwestii pewną przewagę. Po wygaśnięciu wizy D lub karty pobytu ich pobyt bezwizowy jest automatycznie przedłużany – maksymalnie do 90 dni. Jest jednak jeden warunek: w ciągu ostatnich 180 dni nie mogą mieć już wykorzystanych tych 90 dni bezwizowych.

Mechanizm działa na zasadzie kalendarza kroczącego. Każdy dzień spędzony w strefie Schengen jest liczony w perspektywie 180 dni wstecz od daty bieżącej. Przekroczenie limitu nawet o jeden dzień oznacza nielegalny pobyt – automatyczne przedłużenie po wygaśnięciu dokumentu nie zadziała, jeśli limit został już wyczerpany. W takiej sytuacji trzeba albo opuścić strefę Schengen, albo złożyć wniosek o zezwolenie na pobyt jeszcze przed upływem ważności dokumentu.

Obliczanie limitu dni w ruchu bezwizowym

Do precyzyjnego policzenia dni można użyć kalkulatora dostępnego na stronie Komisji Europejskiej. Po wprowadzeniu dat wjazdów i wyjazdów narzędzie pokazuje, ile dni pozostało w ramach dozwolonego limitu. Błędne oszacowanie – nawet o kilka dni – może prowadzić do nielegalnego pobytu z poważnymi konsekwencjami, dlatego kalkulator należy traktować jako obowiązkowy punkt kontrolny przed każdą decyzją o przedłużeniu pobytu.

Przekroczenie limitu dni – konsekwencje

Pobyt powyżej 90 dni w ciągu 180 dni to nielegalny pobyt, który może skutkować deportacją, wpisem do systemu informacyjnego Schengen (SIS) i utrudnieniem lub całkowitym uniemożliwieniem przyszłych wjazdów do strefy. Złożenie wniosku o pobyt czasowy po przekroczeniu limitu jest technicznie możliwe, ale urząd może odmówić jego rozpatrzenia lub wydać decyzję negatywną. Stałe śledzenie liczby wykorzystanych dni i działanie przed upływem limitu jest jedynym skutecznym sposobem uniknięcia tych konsekwencji.

Wyjazdy, wjazdy i przepisy szczególne

Zamknięcie granic nie oznaczało zakazu wyjazdu z Polski – wyjechać można było, choć dostępność połączeń była ograniczona. Inaczej wyglądał wjazd. Od 15 marca 2020 r. obowiązywał zakaz wjazdu dla cudzoziemców, który jednak nie był powszechny. Do Polski mogły nadal wjeżdżać następujące osoby:

• małżonkowie i dzieci obywateli RP lub osoby pozostające pod ich opieką
• posiadacze Karty Polaka
• osoby z prawem stałego lub czasowego pobytu w Polsce
• osoby z prawem do wykonywania pracy na terytorium RP

Pracownicy z Ukrainy i innych krajów wschodnich są niezbędni dla wielu polskich branż – ich legalizacja pobytu i zatrudnienia powinna być priorytetem zarówno dla urzędów, jak i pracodawców. Wyjazd z Polski w czasie epidemii wymagał jednak uwzględnienia przepisów obowiązujących w kraju docelowym, które mogły wprowadzać własne obostrzenia wjazdowe, kwarantannę lub testy. Przed wyjazdem niezbędne było sprawdzenie, czy posiadane dokumenty pobytowe umożliwią powrót do Polski.

Ponowny wjazd do Polski z ważną kartą pobytu

Posiadacze ważnej karty pobytu mogli w większości przypadków bez przeszkód powrócić do Polski, nawet przy zamkniętych granicach dla ruchu turystycznego. Przepisy epidemiczne przewidywały wyjątki dla osób legalnie zamieszkałych na terytorium RP. Przy przekraczaniu granicy należało mieć przy sobie aktualną kartę pobytu i dokument podróży, a także liczyć się z możliwością obowiązkowej kwarantanny lub okazania negatywnego wyniku testu. Przepisy zmieniały się często, więc sprawdzanie ich bezpośrednio przed wyjazdem było niezbędne.

Obowiązek meldunkowy w czasie zawieszenia obsługi urzędów

Osoby, które w czasie epidemii nie mogły dopełnić obowiązku meldunkowego z powodu zamknięcia urzędów, miały możliwość zgłoszenia pobytu w późniejszym terminie – bez konsekwencji prawnych, pod warunkiem wykazania przyczyn niezależnych od siebie. Niezbędne jest zachowanie dowodów: potwierdzeń wysłanych listów poleconych, korespondencji e-mailowej z urzędem, zrzutów ekranu z zamkniętymi terminarzami. W razie wątpliwości co do skutków braku meldunku cudzoziemca zaleca się kontakt z prawnikiem przed podjęciem jakichkolwiek decyzji.

Współpraca z pracodawcą w sytuacjach nadzwyczajnych

Cudzoziemiec, który nie może przedłużyć dokumentów z przyczyn od siebie niezależnych, powinien niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę. Pracodawca może wówczas złożyć zapytanie do urzędu wojewódzkiego o możliwość przyspieszenia procedury lub pomóc w zebraniu brakującej dokumentacji. Transparentna komunikacja od początku chroni obie strony przed zarzutami związanymi z nielegalnym zatrudnieniem – brak informacji ze strony pracownika nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za weryfikację jego statusu pobytowego.