Zmiany w 2025 roku dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce

Od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. poz. 621 z 20 marca 2025 r.). Zmiany są konkretne i dotykają codziennej pracy działów HR, biur rachunkowych oraz samych pracodawców zatrudniających pracowników spoza Polski.

Wydłużenie okresu zatrudnienia na oświadczeniu do 30 miesięcy

Maksymalny okres pracy cudzoziemca na podstawie oświadczenia wzrósł z 24 do 30 miesięcy. Zmiana obejmuje obywateli krajów objętych uproszczoną procedurą – przede wszystkim Ukrainy, Białorusi i Mołdawii. Sześć dodatkowych miesięcy to realny bufor dla pracodawców planujących zatrudnienie przy dłuższych projektach, bo nie muszą przerywać współpracy wyłącznie po to, by od nowa składać dokumenty.

W praktyce oznacza to też mniejszą rotację – cudzoziemiec nie jest wypychany z firmy przez limit formalny, nim pracodawca zdąży rozważyć inne ścieżki legalizacji. Mniej wniosków w ciągu kilku lat to też mniejsze ryzyko błędów proceduralnych. Zasady dotyczące dokumentów uprawniających do pracy w Polsce nie zmieniły się wraz z wydłużeniem okresu oświadczenia – warto mieć to na uwadze przy kompletowaniu akt.

Obowiązkowe zgłaszanie zatrudnienia i rozwiązania umowy w 72 godziny

Pracodawca ma 72 godziny na zgłoszenie zarówno rozpoczęcia, jak i zakończenia pracy przez cudzoziemca. Zgłoszenia przyjmuje wyłącznie system ePracaGov – nie ma możliwości złożenia go w formie papierowej ani mailowej. Termin liczy się od momentu, gdy cudzoziemiec faktycznie przystąpił do pracy lub gdy ustał stosunek zatrudnienia.

Jeśli pracodawca nie dopełni tego obowiązku, urząd może uznać całe zatrudnienie za nielegalne – z wszystkimi konsekwencjami, jakie z tego wynikają. Anulowanie oświadczenia blokuje też możliwość ponownego zatrudnienia tej samej osoby w uproszczonej procedurze przez określony czas.

Skutki braku zgłoszenia w systemie

Brak zgłoszenia w terminie grozi grzywną do 50 000 zł za każdą osobę zatrudnioną bez dopełnienia formalności. To kwota liczona od osoby, nie od zdarzenia – przy kilku pracownikach sankcja rośnie błyskawicznie. Cudzoziemiec, którego zatrudnienie zostanie zakwestionowane, traci możliwość pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy i musi ubiegać się o zezwolenie w pełnej, znacznie dłuższej procedurze.

Zaostrzone zasady dla zezwoleń typu A

Zezwolenie na pracę typu A stało się obowiązkowe dla cudzoziemców spoza krajów objętych uproszczoną ścieżką. Wcześniej istniały pewne furtki pozwalające uniknąć pełnej procedury – nowe przepisy je zamknęły. Dotyczy to wszystkich stanowisk, niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy.

Wprowadzono też mechanizm sektorowy: starostowie mogą wskazać zawody, w których zatrudnianie cudzoziemców wymaga dodatkowej analizy potrzeb lokalnego rynku. Celem jest ochrona dostępu do pracy dla obywateli polskich i unijnych w zawodach, w których popyt na siłę roboczą nie przekroczył jeszcze podaży.

Procedura testowania rynku pracy

Przed wydaniem zezwolenia typu A starosta sprawdza, czy w powiecie nie ma wolnych kandydatów spośród obywateli polskich lub UE. Czas trwania testu zależy od sytuacji w danym regionie – od kilku dni do kilku tygodni. Jeśli kandydatów brak, urząd wydaje pozwolenie na zatrudnienie cudzoziemca. Organ może jednak odmówić wpisu oświadczenia, gdy stwierdzi naruszenie warunków formalnych lub faktycznych określonych w przepisach – dlatego dokumentacja złożona do urzędu musi być kompletna już przy pierwszym złożeniu. Szczegółowe przesłanki takiej odmowy opisuje art. dotyczący sytuacji, w których starosta może odmówić wpisu oświadczenia.

Jednolite zezwolenie na pobyt i pracę – jeden wniosek, trzy lata

Zezwolenie jednolite łączy prawo do legalnego pobytu w Polsce i prawo do pracy w jednym dokumencie, ważnym przez maksymalnie trzy lata. Cudzoziemiec nie musi już składać oddzielnych wniosków w dwóch różnych postępowaniach – jeden komplet dokumentów wystarczy. Dla pracodawcy oznacza to szybszy dostęp do pracownika, bo całość procedury toczy się równolegle, nie kolejno.

Rozwiązanie to obejmuje zarówno przypadki ogólne, jak i branże uznane za priorytetowe pod względem zapotrzebowania na pracowników z zagranicy.

Branże priorytetowe w procedurze jednolitego zezwolenia

Nowe przepisy wyróżniają cztery sektory, w których procedura przebiega sprawniej:

• budownictwo
• przemysł spożywczy
• opieka zdrowotna
• transport międzynarodowy

W tych obszarach urzędy mają skrócone terminy rozpatrzenia wniosku – często 30 dni roboczych zamiast standardowych 60. To realna różnica tam, gdzie projekt budowlany, kontrakt transportowy lub niedobory kadrowe w szpitalu nie mogą czekać dwa miesiące na decyzję administracyjną.

Nowe wymogi dotyczące umowy o pracę i dokumentacji

Przed rozpoczęciem pracy pracodawca musi przesłać do urzędu kopię podpisanej umowy. Dokument sporządzony w języku obcym wymaga tłumaczenia przysięgłego – wyjątkiem są umowy dwujęzyczne, akceptowane bez dodatkowych załączników. Każda umowa musi zawierać: rodzaj pracy, wynagrodzenie, miejsce zatrudnienia oraz czas trwania stosunku pracy.

Pominięcie któregokolwiek z tych elementów skutkuje uznaniem dokumentacji za niekompletną, a to blokuje rejestrację oświadczenia. Przejrzystość zapisów chroni też prawa pracownika – urząd może porównać warunki w umowie z deklaracjami złożonymi przez pracodawcę i wychwycić rozbieżności już na etapie rejestracji.

Kary za nielegalne zatrudnienie wzrosły w 2025 roku do 50 000 zł za jedną osobę. Wcześniejsza kwota była niższa, co część pracodawców traktowała jako akceptowalne ryzyko. Nowy pułap ma to zmienić.

Treść wymagana w umowie o pracę

Umowa musi precyzyjnie określać:

• rodzaj wykonywanej pracy i stanowisko
• wysokość wynagrodzenia (nie może być niższe niż minimalne obowiązujące w danym roku)
• miejsce wykonywania pracy (adres lub obszar)
• czas trwania umowy lub datę rozpoczęcia w przypadku umów bezterminowych

Jeśli umowa dotyczy pracy tymczasowej lub zmiany warunków zatrudnienia, niezbędny jest aneks podpisany przez obie strony, zanim zmiany wejdą w życie.

Pełna cyfryzacja procedur przez system eCudzoziemiec 2.0

Od 1 czerwca 2025 roku wszystkie formalności związane z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców prowadzone są wyłącznie elektronicznie, przez system eCudzoziemiec 2.0. Zastąpił on poprzednie narzędzia cyfrowe i integruje w jednym miejscu składanie wniosków, dołączanie dokumentów oraz monitorowanie statusu sprawy. Eliminuje to ryzyko zagubienia dokumentów w obiegu papierowym i skraca czas oczekiwania na potwierdzenie przyjęcia wniosku.

Krok po kroku: rejestracja w systemie eCudzoziemiec 2.0

1. Założenie konta firmowego przy użyciu profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego
2. Uzupełnienie danych pracodawcy: NIP, REGON, adres siedziby
3. Wprowadzenie danych cudzoziemca oraz informacji o stanowisku pracy
4. Załączenie skanu podpisanej umowy i – jeśli wymagane – tłumaczenia przysięgłego
5. Złożenie wniosku i oczekiwanie na decyzję urzędu (od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od obciążenia systemu i rodzaju zezwolenia)

Każdy etap jest rejestrowany w systemie, więc pracodawca ma bieżący wgląd w status sprawy. Zapis ten pełni też funkcję dowodową podczas kontroli – potwierdza, że wniosek wpłynął w terminie i zawierał kompletną dokumentację.