Ułatwienia na polskim rynku pracy. Kto korzysta z oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

Liczba cudzoziemców zatrudnionych w Polsce rośnie każdego roku, co skłoniło ustawodawcę do wprowadzenia uproszczonych procedur legalizacji pracy. Jedną z nich jest procedura oświadczeniowa – dostępna jednak tylko dla obywateli wybranych państw i wyłącznie poza sektorem sezonowym.

Czym jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Oświadczenie to dokument, dzięki któremu obywatel innego państwa może legalnie wykonywać pracę w Polsce. Składa je pracodawca, który chce zatrudnić obcokrajowca, i to on ponosi opłatę rejestracyjną w wysokości 30 złotych. W przypadku odmowy rejestracji przysługuje odwołanie do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Jak przebiega procedura składania wniosku oświadczeniowego

Oświadczenie należy złożyć w powiatowym urzędzie pracy – przez rządowy portal internetowy lub osobiście. Ta druga opcja nie jest jednak dostępna wszędzie: część urzędów całkowicie zrezygnowała z papierowych wniosków, jak np. PUP m.st. Warszawy. Wniosek rozpatrywany jest w ciągu 7 dni roboczych, o ile nie wymaga postępowania wyjaśniającego. W bardziej skomplikowanych sprawach oczekiwanie może się przeciągnąć do 2 miesięcy.

Wymogi formalne dla pracodawcy składającego oświadczenie

Formularz wymaga podania szczegółowych danych o przyszłym pracowniku: stanowisku, wysokości wynagrodzenia i wymiarze czasu pracy. Pracodawca musi wykazać, że dysponuje środkami na wypłatę wynagrodzenia oraz że warunki zatrudnienia nie będą gorsze niż dla polskich pracowników na podobnym stanowisku. Niespójności w dokumentacji lub brakujące dane stanowią podstawę do odmowy wpisania oświadczenia do ewidencji. Warto też wiedzieć, jak krok po kroku wypełnić oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, by uniknąć formalnych potknięć.

Tryby postępowania z wnioskiem w urzędzie pracy

Różnica między terminem 7-dniowym a 2-miesięcznym wynika z konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Urząd wszczyna je, gdy dane we wniosku budzą wątpliwości, pracodawca działa w branży wysokiego ryzyka albo w przeszłości stwierdzono nieprawidłowości w jego rozliczeniach z cudzoziemcami. W toku postępowania urzędnicy weryfikują rzeczywisty charakter stosunku pracy, warunki zatrudnienia oraz możliwości finansowe i organizacyjne przedsiębiorcy.

Konsekwencje odmowy rejestracji oświadczenia

Odmowa wpisania oświadczenia do ewidencji przyjmuje formę pisemnej decyzji z uzasadnieniem. Pracodawca ma 14 dni od dnia doręczenia na złożenie odwołania do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – za pośrednictwem urzędu, który decyzję wydał. Minister rozpatruje sprawę ponownie, uwzględniając wszystkie dokumenty i wyjaśnienia przedstawione przez stronę.

Ograniczenia wynikające z aktualnych przepisów

Jeszcze kilkanaście miesięcy temu z uproszczonej procedury oświadczeniowej mogli korzystać również obywatele Federacji Rosyjskiej. Po nowych rozporządzeniach Ministra Rodziny i Polityki Społecznej pracodawca nie może już złożyć oświadczenia w celu zatrudnienia obywatela Rosji. Pełen obraz tego, co się zmieniło, dają zmiany w przepisach o zatrudnianiu cudzoziemców obowiązujące od 2025 roku.

Obywatelstwo jako kryterium uprawniające do procedury uproszczonej

Z procedury oświadczeniowej mogą skorzystać wyłącznie obywatele pięciu państw:

• Ukrainy
• Białorusi
• Gruzji
• Armenii
• Mołdawii

Oświadczenie pozwala pracodawcy zatrudnić pracownika zagranicznego szybko i bez rozbudowanej dokumentacji. Okres zatrudnienia na jego podstawie jest jednak ograniczony – nie może przekraczać 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Procedura nie obejmuje prac sezonowych w rolnictwie ani turystyce. Po upływie dopuszczalnego okresu pracodawca musi przejść na tryb pełnego zezwolenia na pracę w Polsce.

Znaczenie czasowe i branżowe oświadczenia

Maksymalny 6-miesięczny okres ważności oświadczenia oznacza, że przedłużenie współpracy wymaga złożenia pełnego wniosku o zezwolenie na pracę. W praktyce daje to firmom czas na weryfikację kompetencji pracownika przed podjęciem decyzji o długoterminowym zatrudnieniu wymagającym bardziej rozbudowanej procedury. Wyłączenie prac sezonowych z zakresu oświadczenia ma konkretny cel: zapobiega obchodzeniu przepisów o zezwoleniach sezonowych w sektorach rolniczym i turystycznym, gdzie skala zatrudnienia tymczasowego jest największa.

Szczególna sytuacja obywateli ukraińskich w kontekście konfliktu zbrojnego

Obywatele Ukrainy, którzy przyjechali do Polski ze względu na działania wojenne i których pobyt jest legalny, korzystają z jeszcze prostszego trybu. Wystarczy powiadomienie o podjęciu pracy, które składa pracodawca – bez konieczności wcześniejszego uzyskania oświadczenia czy zezwolenia. Powiadomienie nie zastępuje oświadczenia ani zezwolenia na pracę – to odrębna instytucja prawna, z innym zakresem zastosowania. Ukrainiec posiadający ważną wizę lub kartę pobytu może natomiast ubiegać się o oświadczenie na zasadach ogólnych – decyzja o wyborze ścieżki legalizacji należy do pracodawcy.

Rozróżnienie między powiadomieniem a oświadczeniem dla obywateli Ukrainy

Powiadomienie i oświadczenie różnią się nie tylko momentem złożenia, ale też charakterem prawnym. Powiadomienie składa się po rozpoczęciu zatrudnienia i ma charakter wyłącznie informacyjny – urząd pracy rejestruje je automatycznie po spełnieniu wymogów formalnych, bez oceny merytorycznej. Oświadczenie natomiast jest warunkiem wstępnym legalnego podjęcia pracy i może zostać odrzucone, jeśli nie spełnia kryteriów ustawowych lub budzi uzasadnione wątpliwości co do rzeczywistego charakteru stosunku pracy.